Caisse enregistreuse : quelles sont les obligations légales pour les PME ?

Depuis le 1er janvier 2014, de nouveaux textes de loi sont venus encadrer la gestion d’activité des commerçants afin de renforcer la lutte contre la fraude fiscale. Cette pratique illégale est désormais fermement combattue par les autorités, en fixant pour cela des règles plus strictes quant à l’utilisation de caisse enregistreuse pour tous les types de commerces. L’ensemble des solutions d’encaissement est maintenant concerné par la législation en vigueur. Les caisses enregistreuses électroniques, les terminaux points de vente, les logiciels de gestion et les applications sur tablette se doivent de mentionner toutes les écritures comptables réalisées au sein de l’établissement. Un ticket de caisse doit de plus pouvoir être fourni par les commerçants pour chaque transaction accomplie. En effet, des ventes sans facture et de la dissimulation d’espèces dans le cadre d’une activité commerciale sont constitutives du délit de blanchiment d’argent aux yeux de la loi.

Gestion de caisse : les nouvelles règles comptables

Pour les PME, en restauration ou dans tout commerce de proximité, l’utilisation d’une caisse tactile ou d’un terminal point de vente implique de respecter certaines règles afin de ne pas contrevenir à la législation. La loi du 6 décembre 2013 vise à dissuader la fraude fiscale, en exigeant plusieurs normes de sécurité sur les caisses enregistreuses utilisées afin qu’aucune opération comptable ne puisse être effacée. Le rapport officiel de l’OCDE énonce 5 points à respecter pour tout système de caisse à écran tactile. En premier lieu, le logiciel employé doit assurer la conservation électronique des données relatives aux transactions. Les documents détaillés doivent pouvoir être consultés par un contrôleur des impôts sur simple demande. Le programme doit comprendre également la conservation de pistes complètes ainsi qu’un module de contrôle. Enfin, l’intégrité des données doit être entièrement garantie.

Caisse enregistreuse : les obligations en cas de contrôle fiscal

L’utilisation au quotidien d’une caisse enregistreuse professionnelle permet de remplir les obligations légales fixées par ces textes. En cas de contrôle fiscal, les autorités exigent notamment de se voir remettre l’ensemble des RAZ de caisse édité chaque jour au moyen de la caisse. Seront également demandés tous les duplicatas des tickets de caisse concernant les opérations réalisées sur une période de temps donnée. Sans un matériel performant, ces informations peuvent s’avérer difficiles à fournir et cela donnerait lieu à une amende pour non-conformité. Les commerçants ont donc tout intérêt à s’équiper d’une caisse enregistreuse conforme aux normes.